V sodobnem konkurenčnem poslovnem svetu se vse organizacije soočajo z novimi izzivi glede trajne produktivnosti in ustvarjanja najbolj predane delovne sile. Doseganje ciljnega rezultata v kateri koli organizaciji je odvisno predvsem od doslednosti ravni produktivnosti zaposlenih.

V današnjem poslovnem okolju nobena organizacija ne more doseči svoje najvišje ravni produktivnosti, razen če je vsak izmed svojih zaposlenih zavezan k izboljšanju organizacijske ravni za produktivnost. To pomeni, da bodo zaposleni prispevali k rasti podjetja.

Vendar nekateri lastniki podjetij žal ne spremljajo vsakodnevne produktivnosti svojih zaposlenih, rezultat pa je dejstvo, da bo njihovo delovno razmerje škodovalo rasti podjetja in te stvari ne bo mogoče zaznati in nadzorovati.

Takšna stvar bi uničila sposobnost podjetja, da doseže svoje cilje. Toda zahvaljujoč tehnologiji in programskim orodjem za spremljanje produktivnosti zaposlenih organizacijam ni treba čakati na predolgo trajajoče programe ocenjevanja uspešnosti zaposlenih, da bi vedeli, kako delujejo v službi.

Glavni razlogi za uporabo programske opreme za spremljanje zaposlenih

E-poštni naslovi so glavni vir kršitev podatkov za podjetja, saj morajo zaposleni izmenjevati informacije s poslovno korespondenco, zato je ključnega pomena, da zaščitite in spremljate podatke, ko morate izpolnjevati zakone HIPAA, zahteve GRAMA in predpise FINRA.

Na trgu je na voljo nekaj preprostih rešitev za nadzor e-pošte, s pomočjo katerih boste lahko spremljali e-poštna sporočila zaposlenih in tako zagotovili, da se kritični podatki ne delijo namerno ali nenamerno. Programi za spremljanje zaposlenih vključujejo zmožnosti spremljanja e-pošte in več orodij za spremljanje drugih dejavnosti zaposlenih, medtem ko opravljajo svoje delo.

Drugi osrednji vidik programske opreme za spremljanje zaposlenih je zmožnost preverjanja njihove dejavnosti, medtem ko uporablja podjetje opremo, kot so prenosni računalniki in namizni računalniki. Takšne rešitve vam bodo omogočile, da vidite, do katerih spletnih strani dostopajo vaši zaposleni, kdo so zaposleni, ki običajno prenašajo datoteke in kdaj povežejo ali odstranijo pogone USB.

Ta orodja vas bodo lahko opozorila tudi pri iskanju določenih ključnih besed, ki zahtevajo zaskrbljenost vašega podjetja in vključujejo iskanje zaposlitve, iskanje pornografije ali iskanje, povezano s konkurenčnimi stiki.

Najboljša orodja za spremljanje delovnega mesta vam bodo ponudila administrativni nadzor, ki vam bo omogočil blokiranje tovrstnih dejavnosti in tudi omejitev dostopa do neprimernih ali nezavarovanih spletnih mest. Uspešno lahko uporabite orodja za spremljanje dela zaposlenega, da ugotovite, kakšen je zaposleni do teh dni.

Kaj morate upoštevati pravno in tehnično?

Spremljanje e-poštnih sporočil zaposlenih se morda zdi kršitev zasebnosti zaposlenih, vendar je vrhovno sodišče ZDA leta 2010 razsodilo, da je zakonito, da organizacije in podjetja nadzorujejo dejanja zaposlenih, ko delajo in ko uporabljajo svoj posel. 'oprema. To vključuje pozivnike, prenosnike, USB pogone in mobilne naprave. Programi za spremljanje dnevnikov ključnih ključev in zajem gesel se lahko uporabljajo, tudi če obstaja nekaj etičnih prerekanj glede predmeta njihove uporabe.

Pomembno je vedeti, da zvezna vlada ne postavlja omejitev za nadzor interneta zaposlenih. Po drugi strani pa obstajajo nekatere države, ki zaščito postavljajo na prvo mesto.

Vse več držav trenutno od zaposlenih zahteva, da obvestijo svoje delavce, če njihovo podjetje spremlja spletno aktivnost zaposlenih in to vključuje pritiske tipk in e-pošto. Takšna obvestila se lahko razkrijejo v priročniku za zaposlene ali kot elektronski opomnik.

Navidezni način v primerjavi s preglednim načinom

Ko delodajalci uporabljajo takšna orodja za spremljanje, lahko izberejo možnost, da jih uporabljajo prikrito ali pregledno.

Navidezni način je znan tudi kot tihi način, kar pomeni, da zaposleni ne morejo videti dejstva, da ga spremljajo. Visokokakovostna orodja za spremljanje bodo zaposleni delovala nevidno in jih ne bodo zaznali.

Pregleden način nadzora bo vašim zaposlenim omogočil ogled programa nadzora na njihovih sistemih. Takšna programska oprema zahteva namestitev na vsak posamezen računalnik, vključno z administrativnim portalom. To ne bo tako enostavno kot prikrita metoda, saj bodo morali administratorji preveriti vsako poročilo iz vsakega sistema, da bi videli, kako delajo zaposleni.

Kako delujejo orodja za spremljanje?

Orodja za sledenje zaposlenih morajo biti nameščena v več sistemih, vključno s centralno postajo, če želijo, da jih delodajalci uporabniki odkrijejo. Da bi ta vrsta orodja pravilno delovala, morate najprej izklopiti požarni zid in ga vklopite, ko bo postopek namestitve končan.

Po drugi strani pa je praktično nemogoče, da bi program deloval brez dodatnih popravkov in programiranja, da bi programska oprema za spremljanje računalnika omogočila, da deluje okoli programa. To bo luknjalo v varnostnem sistemu, omrežje pa bo ranljivo za vse vrste zlonamerne programske opreme, virusov, vohunske programske opreme in tako naprej.

Bodite previdni pri virusih prikritih

Zavedati se morate dejstva, da obstaja veliko orodij za nadzor zaposlenih, ki so v resnici prikrite viruse, in čeprav vam bodo morda omogočale beleženje zapisov in možnosti zajemanja gesla, bodo podatke zbirali tudi v zakulisju in jih prodali, da kršijo varnost organizacije Večina orodij za spremljanje aktivnosti zaposlenih lahko deluje okrog požarnega zidu, vendar je še vedno mogoče, da nekatere nevarnosti prehajajo neodkrite.

Uvajanje programske opreme: Cloud in lokalno

Pomemben vidik je tudi način izvajanja programske opreme. Lokalna možnost je najpogosteje uporabljena možnost in večina orodij jo ponuja. Tako boste lahko gostili program in podatke, ki jih zbira na svojem strežniku. Ta rešitev zahteva nekoliko več znanja o IT-ju in nastavitev lahko traja dlje. Rešitve v oblaku so na drugi strani enostavnejše za upravljanje in jih je mogoče nastaviti hitreje kot na lokalni lokaciji.

Rešitve, ki ustrezajo vašim potrebam

Starševska programska oprema in programska oprema za spremljanje sta dve rešitvi, ki spremljata uporabo osebnega računalnika. Tako sta nameščena in uporabljena v enem samem računalniku in ne predstavljata enakih groženj kot na primer orodja za nadzor e-pošte, za katera smo že rekli, da delujejo okoli požarnih zidov.

Programska oprema za spremljanje in starševska programska oprema vsebujeta dodatne možnosti, ki so namenjene preprečevanju kibernetskih napadov, skupaj z orodji za spremljanje otrok in zakoncev, ko gredo na splet.

Obstaja veliko podjetij, ki iščejo programsko opremo za e-pošto in aplikacije, ki spremljajo odhodna in vhodna sporočila za vohunsko programsko opremo, viruse in trojance.

Obstaja tudi programska oprema za šifriranje e-pošte, ki lahko varuje osebne podatke in kritične podatke, ko se posredujejo tretjim prejemnikom. Takšna orodja bodo poskrbela, da bodo do občutljivih podatkov dostopali in jih uporabljali le posamezniki, ki resnično potrebujejo informacije, hkrati pa naj bodo varni.

Tukaj je pet najboljših izbirov za spremljanje dejavnosti zaposlenih:

Teramind

Teramind ponuja programsko opremo, ki poenostavi postopek zbiranja uporabnikovega vedenja uporabnikov na osebnih računalnikih z namenom prepoznavanja sumljivih dejavnosti, spremljanja učinkovitosti in uspešnosti, odkrivanja možnih groženj in zagotavljanja skladnosti s panogo. Poslanstvo podjetja Teramind je zmanjšati varnostne nezgode z zagotavljanjem dostopa do uporabniških dejavnosti v realnem času z nudenjem opozoril, opozoril, preusmeritev in zaklepanja uporabnikov, da bi podjetja in organizacije ostale čim bolj varne in učinkovite.

Programska oprema je na voljo v možnostih namestitve in v oblaku, ki ustrezajo zahtevam katere koli organizacije.

Teramind lahko z analizo trendov v njihovem vedenju uspešno ugotovi, kateri uporabniki so najbolj tvegani za vaše podjetje. Preverite lahko, katere določene politike so kršili, in jih nato poučite, da preprečite prihodnje incidente.

S tem orodjem lahko pišete tudi pravila, ki se odzivajo na vsako opazljivo uporabniško aktivnost, na primer preprečevanje pošiljanja e-pošte ali opozorilo, ko se določen dokument natisne. Imate tudi možnost snemanja in beleženja vseh dejavnosti, ki jih predvajajo kot video in analizirajo metapodatke seje.

Če želite začeti s programsko opremo, morate slediti tem korakom:

• Brezplačno se prijavite v programsko opremo za spremljanje zaposlenih Teramind Basic Cloud.
• Na stroje, ki jih želite nadzirati, namestite nadzorne agente in se odločite za polne ali delne možnosti za nadzor.
• Vsako nastavitev opozarjanja in spremljanja morate prilagoditi, da platformo prilagodite svojim potrebam.
• Do platforme programske opreme lahko dostopate do vseh funkcij za edinstvene nadzorne zmogljivosti, ki povečujejo varnost in produktivnost.

HipChat

HipChat deluje dobro kot dopolnilno orodje za platforme v stilu WorkZone. To je orodje za upravljanje s časom, ki je v bistvu takojšnji sel, ki je narejen za delovna mesta. Z njim boste lahko nastavili obstojne klepetalnice ali komunikacijo 1 na 1.

Ena izmed njegovih najbolj uporabnih lastnosti je popolna zgodovina klepeta in zdaj zaposlenim, ki so zamudili sestanek na HipChatu, ne bo več treba prekiniti nekoga drugega, da bi ga dohiteli, morali bodo samo pregledati sejo in jo hitro pregledati.

Ta programska oprema za sledenje času je pomembno orodje za preverjanje vsakodnevnih delovnih nalog zaposlenih in lahko predstavlja priložnost, da se ugotovi, katere strategije vodijo do največje produktivnosti.

WorkiQ

WorkiQ je orodje, ki spremlja računalniško vedenje zaposlenih in ponuja poročila o njihovem času, porabljenem za neproduktivne in produktivne aplikacije. Na nadzorni plošči orodja so jasni vizualni podatki, ki vam bodo povedali, kateri zaposleni in aktivno sodelujejo pri svojem delu in katere nenehno motijo.

To orodje vam ponuja moč kategoriziranja vseh vrst dejavnosti, sledenja procesov v vseh aplikacijah in primerjave, kako različni uporabniki obdelujejo podobne enote dela. Nadzorne plošče upravljanja bodo imele naslednje prednosti:

• Prepoznavanje neproduktivnega vedenja v trenutku pojava
• Opažanje in tudi nagrajevanje produktivnega vedenja
• Primerjava dejanske produktivnosti zaposlenih, vključno z mešanico in zahtevnostjo dela, ki ga delajo zaposleni
• Upravljanje oddaljenih delavcev
• Določitev najboljših izvajalcev, da bodo lahko ponavljali svoje procese skozi čas
• Izboljšanje porazdelitve dela z prepoznavanjem premalo izkoriščenih znanj ali prekarnih zaposlenih

DeskTime

DeskTime je preprosta in varna aplikacija za sledenje času, ki vam omogoča povečanje učinkovitosti in produktivnosti vašega podjetja. S tem orodjem lahko lažje spremljate vsakodnevno aktivnost, bolniške odsotnosti, nadurno delo in počitnice svojih zaposlenih. Lahko boste dobili jasen pregled nad potekom vaše ekipe. S programom DeskTime lahko sledite aplikacijam, URL-jem in tudi času brez povezave, prav tako pa lahko dostopate do podrobnih podatkov o tem, kako zaposleni uporabljajo aplikacije in spletna mesta in kaj počnejo, ko niso v spletu.

Orodje ponuja vaše samodejne posnetke zaslona in sledilce stopnje aktivnosti, ki vam bodo omogočili, da sledite času, porabljenemu za posamezne projekte. DeskTime ponuja poglobljene vpoglede in poročila za zaračunavanje, z njimi pa lahko preprosto prilagodite, prenašate in pošiljate tudi poročila CSV, da svojim strankam zagotovite najbolj natančne informacije o količini dela in porabljenega časa za vse projekte, ki jih je razvilo podjetje.

Med pregledovanjem poročil o uspešnosti vašega podjetja, ko ste na poti, lahko nadzirate lokalne in oddaljene ekipe tako z mobilnega kot na namizju in tako prihranite čas. Skupina za podporo orodja je na voljo prek klepeta, glasovne pošte in tudi e-pošte. Ekipa podjetja DeskTime upošteva industrijske varnostne standarde, da bi zagotovila osebne podatke, ki so jim na voljo.

Asana

Asana je orodje, ki ponuja naloge, projekte, nadzorne plošče in pogovore, da bi lahko ekipe učinkoviteje premikale delo od začetka do konca. Z njim lahko vidite napredek pri katerem koli projektu, ne da bi načrtovali sestanek o stanju ali brez pošiljanja e-poštnih sporočil. S tem orodjem boste lahko s pomočjo polj po meri spremljali vse, kar je za vas zelo pomembno, naj gre za napake, prosilce za zaposlitev ali potencialne stranke.

Naloge lahko organizirate na skupnih seznamih ali ploščah za vse sestanke, programe in pobude. V razdelkih in stolpcih bo vaša Asana prilagojena tako, da se ujema z vašimi delovnimi tokovi in ​​doda strukturo vsem vašim projektom.

Delo naloge boste lahko razdelili na manjše dele ali delo razdelili med več projektov in ko bo ena naloga postala velika in pomembna pobuda, jo boste lahko hitro spremenili v projekt.

Obnašanje zaposlenih je nepredvidljivo in s pomočjo teh odličnih orodij boste lahko povečali njihovo učinkovitost pri delu in splošno produktivnost vašega podjetja. Brskaj po vseh njih in izberite svojega najljubšega, glede na vaše potrebe. Zagotavljamo visoko kakovost vseh orodij, o katerih smo govorili zgoraj, za spremljanje aktivnosti vaših zaposlenih na delovnem mestu.