Ali iščete enostaven, a preprost način za sodelovanje in delitev nalog s svojo ekipo? Aplikacija Microsoft Planner vam pomaga prav to in še več.

Aplikacija Microsoft Planner je od svoje uvedbe pomagala različnim skupinam po vsem svetu in jim pomagala ustvariti nove načrte, organizirati in dodeljevati različne naloge, deliti dokumente, prek klepeta razpravljati o tem, kaj vsaka oseba trenutno dela, in posodobiti napredek pri vsaki nalogi.

Preprosto povedano, aplikacija omogoča vizualni način organiziranja timskega dela in sproti obvešča o napredku pri različnih nalogah.

Aplikacija je zgrajena za Office 365, na voljo pa je le uporabnikom, ki imajo naročnino na Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium in Education.

To pomeni, da ni na voljo za vladno naročnino ali osebno uporabo.

Nekatere naloge, ki jih lahko izpolnite z aplikacijo Microsoft Planner, vključujejo:

• Sodelovanje z vašo ekipo
• Priložite datoteke, fotografije, dokumente ali povezave
• Nalogam dodajte kontrolne sezname
• Dodajte komentarje k nalogam
• Označi naloge z nalepkami
• Nastavite in posodobite napredek za naloge
• Nastavite ali dodajte sliko za predogled za opravila
• Oglejte si napredek svojih načrtov
• Oglejte si vse naloge in načrte
• Prejemanje e-poštnih sporočil o nalogah in načrtih
• Izbrišite naloge ali načrte
• Spremljajte napredek od kjer koli in v kateri koli napravi

Kako ustvariti načrt v aplikaciji Microsoft Planner

Microsoft Planner vam omogoča, da ustvarite načrt, organizirate in sestavite svojo ekipo, dodelite naloge in dobite posodobitve napredka.

Uporabniki, ki so novi v programu Microsoft Planner, lahko začnejo z obiskom task.office.com, ustvarijo načrte v spletni aplikaciji, nato pa si ogledajo in posodobijo svoje načrte v mobilni napravi. Obstoječi uporabniki lahko Planner dobijo prek spletnih ali mobilnih platform.

Za začetek sledite tem preprostim korakom spodaj:

1. Prijaviti se
2. Ustvari načrt
3. Dodajte nalogo
4. Določite datum za svojo nalogo
5. Kategorizirajte svoje naloge
6. Dodajte ljudi iz svoje ekipe
7. Naloge dodelite različnim članom skupine
8. Spremljajte napredek

1. korak: Prijavite se

Kot smo že omenili, je Microsoft Planner na voljo samo za naročnine na delo ali šolo, zato za prijavo potrebujete poverilnice za prijavo na svoj delovni ali šolski račun.

Pomembno je upoštevati, da za uporabo aplikacije ne potrebujete nobene namestitve programske opreme v računalniku ali drugi napravi. Z njim preprosto povežete prek svojega spletnega brskalnika.

Ko se prijavite, lahko storite naslednje:

• Obiščite svoje spletno mesto za delo ali šolo
• Oglejte si, uredite in ustvarite načrte
• Ogled, urejanje in ustvarjanje nalog
• Klepetajte s člani ekipe
• Spremljajte napredek pri načrtih in nalogah

Takole se prijavite v Microsoft Planner:

1. Odprite spletni brskalnik
2. V naslovno vrstico vnesite http://office.com/signin ali
3. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici
4. Izberite račun, s katerim se želite prijaviti
5. Vnesite svoj e-poštni naslov in geslo za izbrani račun
6. Prijaviti se

Opomba: če ste že prijavljeni ali imate Office 365 okolje za svoje delovno mesto, se lahko prek zaganjalnika aplikacij povežete neposredno s programom Microsoft Planner.

Za izvedbo tega sledite naslednjim korakom:

1. V oknu brskalnika izberite zaganjalnik aplikacij
2. Izberite ploščico Načrtovalnik na domači strani ali podoknu aplikacij
3. Povežite se s načrtovalcem

Ustvarjanje računa s programom Microsoft Planner

Če se želite prijaviti, se mora vaša delovna ali šolska ustanova prijaviti za ustrezen načrt Office 365, nato vam skrbnik podeli račun.

Če se kljub temu ne morete prijaviti, se posvetujte s službo za pomoč pri delu ali šoli.

2. korak: ustvarite načrt

Ko se prijavite v Microsoft Planner, lahko dostopate do spletnega mesta in si tako lahko ogledate načrte, ki so na voljo za vsako vašo skupino Office 365.

Obstajata dve različni vrsti načrtov: javni in zasebni.

Javni načrti so vidni vsem v vaši službi ali šolski organizaciji, kar pomeni, da se pojavijo, kadar kdo v organizaciji išče načrt, medtem ko so zasebni načrti vidni določenim osebam, ki so jim dodane v načrt.

Opomba: Če načrt načrtujete kot javni ali zasebni, je vaša skupina Office 365 tudi javna ali zasebna.

Če želite ustvariti načrt, sledite tem korakom:

1. Izberite načrt tako, da odprete Priljubljeni načrti ali Vsi načrti (nov načrt lahko začnete tudi tako, da izberete Nov načrt
2. Če izberete Nov načrt, poimenujte načrt

   

3. Izberite, kdo lahko vidi vaš načrt
4. Izberite Možnosti, če želite:

• Dodaj opis
• Odločite se, ali boste nove člane samodejno naročili na obvestilo

1. Ustvari načrt

Opomba: ustvarjanje novega načrta ustvarja tudi novo skupino Office 365. To olajša sodelovanje tako v programu Microsoft Planner kot tudi pri drugih aplikacijah, kot sta Outlook in OneDrive.

Ko ustvarite načrt, je naslednji korak dodajanje nalog.

3. korak: Dodajte naloge, nastavite datume in kategorizirajte

Torej ste se uspešno prijavili, ustvarili načrt in zdaj želite svojemu načrtu dodati naloge.

Dodajanje nalog preprosto razčleni, kaj je treba narediti in koga.

Takole lahko dodate naloge v svoj načrt:

1. Pod polje Naredi vnesite ime opravila
2. Izberite Dodaj nalogo (lahko dodate več nalog tako, da vnesete ime opravila, nato pritisnete Enter in nadaljujete s tipkanjem, če želite dodati več. Če ne vidite polja Opravilo, kliknite znak + plus, da se prikaže polje, nato pa dodajte nalogo

V svoje naloge lahko dodate več podrobnosti in določite videz na plošči.

Microsoft Planner vam omogoča, da z nalogami, ki jih ustvarite, naredite naslednje:

• Za vsako opravilo nastavite sliko za predogled. Če želite to narediti, nalogo priložite datoteko, fotografijo ali povezavo ali dodajte kontrolni seznam.

Prva fotografija, datoteka ali povezava, ki jo pripnete, postane predogled. Če želite kot predogled uporabiti drugo prilogo ali namesto nje uporabiti opis, izberite nalogo in izberite Prikaži na kartici. Če želite odstraniti predogled, počistite polje Prikaži na kartici.

• Dodajte datum in datum začetka roka. Če želite to narediti, izberite opravilo, nato dodajte datum začetka in datum zapadlosti.

Datume lahko dodate tudi kadar koli ustvarite novo nalogo z izbiro Nastavi datum.

Če se vam zdi datum rdeč, pomeni, da je naloga zamujala, tudi če še vedno teče.

• Označi naloge z nalepkami. Oznake vam pomagajo hitro opaziti lastnosti, ki jih delijo različne naloge, kot so lokacija, čas in zahteve opravila.

Če želite svojim nalogam dodati oznake, pojdite na tablo, izberite nalogo, na desni izberite barvna polja, nato izberite zastavo, ki jo boste uporabili, in jo poimenujte.

4. korak: Dodajte ljudi v svojo ekipo

Če želite dodati ljudi v svojo ekipo, sledite tem korakom:

• Pojdite na Planner
• Izberite Člani
• Vnesite ime člana, ki ga želite dodati

Opomba: trenutno lahko v svojo organizacijo dodate samo ljudi. Vendar pa obstaja razvojni načrt, ki uporabnikom omogoča, da dodajo ljudi zunaj svojih organizacij. V časovnem načrtu Office 365 si lahko ogledate več funkcij, ki so trenutno v razvoju.

Ko dodate ljudi, jim lahko nato dodelite naloge.

Če morate nekoga odstraniti s seznama ali ga v načrtu ne potrebujete več, sledite tem korakom:

1. Izberite puščico poleg članov načrta
2. Usmerite osebo, ki jo želite odstraniti
3. Izberite tri pike
4. Izberite Odstrani

5. korak: Spremljajte napredek

• Nastavite in posodobite napredek naloge. Aplikacija Microsoft Planner uvršča naloge v ne začeta, v teku in dokončana.

Napredek lahko posodobite z izbiro naloge in uporabite spustni meni Napredek. Če želite spremljati napredek pri nalogah, lahko uporabite kontrolni seznam. Če pa iščete širši načrt ali si ogledate splošni napredek nalog, vam bo prikaz karte ponudil to. Ko končate z nalogo, jo označite kot dokončano tako, da jo usmerite in izberete kljukico.

Opomba: Dokončane naloge si lahko ogledate tako, da se pomaknete po seznamu opravil in izberete Prikaži končano.

Ko so naloge določene, jih lahko organizirate v vedra in dodate tiste, s katerimi boste sodelovali, ko delate.

Kako do e-poštnih obvestil o nalogah

Včasih želite spremljati svoje naloge na poti, to pa je mogoče prek e-poštnih obvestil v aplikaciji Microsoft Planner.

Obvestila po e-pošti so aktivirana, ko ustvarite načrt, ko ste dodani kot član obstoječega načrta, če drug član komentira nalogo, ki ste jo komentirali, če lastnik načrta vklopi obvestila o dejavnosti opravila ali če ste naročeni na načrt.

Lastniki načrtov lahko tudi pošljejo obvestila prek aplikacije v vir načrta, kadar je naloga dodeljena ali označena kot zaključena.

Obvestila so običajno privzeto izključena, zato jih boste morali prejemati.

Če želite prejemati obvestila po e-pošti, tukaj morate narediti:

• Izberite tri pike na desni strani svojega načrta
• Izberite Uredi načrt

  

• Izberite Pošlji obvestila o dodelitvi naloge in dokončanju opravila v vir pogovora v načrtu
• Potrdite polje, da vklopite obvestila (če želite izklopiti obvestila, počistite isto polje).

Če se želite naročiti na načrt, izberite tri pike na desni strani načrta in nato v mapi Prejeto izberite Sledite načrtu. To storite tako, da se odjavite, vendar v mapi »Prejeto« izberite Ustavite naslednji načrt.

Prednosti in slabosti aplikacije Microsoft Planner

Prednosti

• Organizirajte timsko delo in naredite več
• Enostaven za uporabo, saj ga lahko zaženete z enim klikom
• Organizirajte delo vizualno
• Vidnost in preglednost
• Brezhibno sodelovanje z vašo ekipo
• Obvestila o nalogah in načrtih po e-pošti
• Delajte v vseh svojih napravah
• Na voljo so kanali za pošiljanje povratnih informacij v primeru kakršnih koli težav z aplikacijo

Slabosti

• Ni na voljo za osebno ali vladno uporabo
• Aplikacija ni v celoti razvita kot druge aplikacije za skupinsko sodelovanje, kot je Asana, ker so nekatere funkcije še v razvoju

Prenesite program Planner iz trgovine Microsoft Office Store.

V spodnjem razdelku s komentarji delite z nami svojo izkušnjo uporabe aplikacije Microsoft Planner.